Если рекламное агентство небольшое, и в нем работает 2-3 человека, то объем документации в офисе компании минимальный, в основном это договора с клиентами, прайсы на услуги, минимальная бухгалтерская документация. Однако для крупного агентства, как и для любой серьезной фирмы, вопрос документооборота становится значимым фактором, зачастую оказывающим большое влияние на эффективность деятельности рекламного агентства. А если агентство работает в нескольких городах или регионах, и множество управленческих решений замыкаются на центральный офис рекламного агентства? С ростом размера фирмы, растет и документооборот, причем, опережающими темпами. Появляется большая масса распорядительной, организационной, учетной и отчетной документации. Кроме увеличения бумажной массы, появляется и другой отрицательный фактор — снижается скорость принятия решений, особенно, если их оперативное принятие идет через издание распорядительных документов, резолюции на документах, письменные согласования.

Выходом из сложившейся ситуации является система электронного документооборота на www.docsvision.com/o-sisteme, которая существенно повышает скорость прохождения документации между сотрудниками и службами рекламного агентства. Благодаря возможностям электронной подписи и мгновенной рассылке документов в электронном виде, уменьшается время на согласование распорядительной документации, проектов договоров. Кроме того, вся документация аккумулируется и систематизируется в электронном архиве, что существенно облегчает ее поиск при необходимости. Еще одним плюсом систем электронного документооборота является возможность организации систем контроля исполнения решений руководства рекламного агентства его сотрудниками, что положительно отражается на управлении компанией в целом, дисциплинирует работников.