Уже давно выездные PR-мероприятия стали для нас привычным делом. Каждая компания или фирма, не зависимо от ее капитала, штата, известности и специализации периодически проходит через испытание «групповым гуляньем». Стоит для начала разобраться с целью проведения акции и ее целевыми группами.
Различают минимум пять видов PR-мероприятий.
1.Корпоративное мероприятие, рассчитанное только на работников компании. Такие праздники устраивают чаще всего для того, чтоб сплотить коллектив, отпраздновать выгодную сделку или окончание работы над длительным проектом. Так же нередко можно встретить такое собрание в честь профессионального праздника (день медработника, нефтяника и тому подобное). Во время таких праздников чаще всего собирается не очень большое количество людей, но появляется возможность решить важные корпоративные задачи.
2.Выездная конференция. Представители одной профессии, к примеру, стоматологической сферы, из разных городов, а то и стран собираются для обмена опытом, представления новых методов работы, обсуждения публикаций зарубежных специалистов и тому подобное. Естественно, лекции и собрания будут чередоваться с фуршетами, непринужденными беседами за бокалом вина.
3.PR-мероприятие проводимое фирмой или компанией для своих потенциальных клиентов или партнеров. Подальше от ежедневного шума и суеты, в условиях свежего воздуха деловым людям будет проще договориться, компании-организатору будет легче убедить гостей пойти на ответственный шаг сотрудничества или объединения. Такие партнерские конференции достаточно действенны.
4.PR-мероприятие как часть большого праздника. Во время больших ярмарок, фестивалей всегда можно завести полезные знакомства и представить себя, свои услуги, деятельность, или продукцию. Известно, что на подобные торжества съезжаются деловые люди со всех окрестных городов. Именно в условиях большой вечеринки часто некрупные организации устраивают самопрезентации. Это может быть раздача листовок, фотографий, каталогов, представление своей продукции «в живую» или на небольшом экране, или даже фуд-шоу с возможностью дегустации.
5.Ещё один вариант PR-мероприятия – это работа с прессой и привлечение клиентов. Периодически директорам фирм приходится принимать решение о проведении масштабной презентации своей работы. Проходят такие акции нечасто. Обычно в период затишья между большими контрактами или во время спада прибыли. Заранее распространяется информация о предстоящем действе, приглашаются представители самых разных компаний, физические лица, которые могли бы стать розничными клиентами и обязательно пресса. Ведь внимание газет, журналов и интернет изданий очень полезно для продвижения на рынке товаров и услуг. Результат такой работы – рост паблицитного капитала компании.
Какой бы вид проведения PR-мероприятия вы не выбрали, помните, то есть ряд обязательных моментов. Для начала следует определиться с датой и местом проведения и заранее разослать приглашения. Природные объекты: парки, сады подходят для этого как нельзя лучше. Сплоченная группа может смело арендовать транспорт и отправляться в лес, но с одиночными посетителями такое не пройдет. В любом случае стоит заказать тент для мероприятий, это выглядит стильно и серьезно, и поможет застраховаться от сюрпризов природы. Подумайте о закусках (от скромных для представителей прессы и до самых шикарных для потенциальных партнеров – хотя решать, конечно же, вам). Позаботьтесь о насекомых. Вернее о людях, которым будет очень неприятно столкнуться с муравьями, комарами или с кем еще похуже. Имейте в виду необходимость обогрева, если это холодное время года. И продумайте освещение, если мероприятие затянется надолго. А оно обязательно затянется. В зависимости от целевой аудитории прибегните к услугам аниматоров.
Еще один совет: не пытайтесь самостоятельно за все «ухватиться» (местность, еда и напитки, развлечение клиентов и т.п.). Позвольте профессионалам помочь вам в организации и проведении акции, а сами займитесь непосредственно реализацией крупных проектов.
Так что не теряйте времени и начинайте планировать свое собственное PR-мероприятие. И ведите там себя прилично. Директор все-таки.