Архивирование документов – это достаточно сложный комплексный процесс, необходимость в котором может возникнуть у каждого руководителя современного рекламного агентства. Ведь в соответствии с основными положениями современного Законодательства каждое предприятие, вне зависимости от специфики его деятельности и формы собственности, обязано хранить в своем архиве дела и документы. Причем руководители рекламного агентства несут не только гражданско-правовую, но также административную и уголовную ответственность за качество работы сотрудников с архивными документами и за их сохранность.

Таким образом, очевидно, что архивирование и депозитарное хранение документов дает возможность решить целый ряд серьезнейших проблем, связанных с организацией и управлением архива рекламного агентства, а также с обеспечением секретности определенной информации. Причем вам необходимо знать, что архивная обработка материалов, зачастую, включает в себя не только их хранение, но также утилизацию.

Конечно, процесс архивирования документов достаточно сложный и трудоемкий, и потому не удивительно, что руководители многих отечественных рекламных агентств доверяют его профессионалам. А эти профессионалы активно используют в своей деятельности современные технологии (сканирование, механическая запись и т.д.), создавая электронный архив предприятия (что позволяет освободить офисное пространство от излишней документации, а также сделать информацию более доступной для заинтересованных лиц).

Для хранения информации, собранной в ходе процесса архивирования документов, можно использовать самые разнообразные устройства: дисковые (магнитные, магнитооптические и оптические диски), ленточные (магнитные ленты и перфоленты); карточные (магнитные карты, перфокарты, флэш-карты и др.), барабанные, а также специальные печатные платы. Да и в процессе уничтожения секретной документации на сегодняшний день используются современные и очень надежные технологии – к примеру, шредирование бумаг.